Przeraża Ci ilość zadań do wykonania? Nie potrafisz się zorganizować i zarządzanie czasem sprawia Ci trudność? A może zbyt szybko się rozpraszasz? Pocieszę Cię – mam tak samo. Ale znalazłam na to metodę, nazywa się technika pomodoro. I sprawdza się nie tylko w copywritingu. Ta metoda zwiększy efektywność Twojej pracy oraz pomoże Ci przyswoić wiedzę w znacznie krótszym czasie niż Ci się wydaje.
A efektem ubocznym techniki pomodoro będzie wewnętrzny spokój i więcej czasu dla siebie. Nie wierzysz? Posłuchaj.
Czym jest technika pomodoro?
Pomodoro to sposób zarządzania czasem wymyślony w latach 80. XX wieku przez Włocha Francesco Cirillo. Ta technika polega na wykonywaniu zadań przez 25 minut z 5-10 minutami przerwy między nimi.
Jej nazwa wywodzi się od minutnika w kształcie pomidora, którym Cirillo odmierzał czas.
To prosty sposób, aby nie przeciążać mózgu i drastycznie poprawić swoją koncentrację w pracy lub w trakcie nauki. Może wydawać się, że to nic takiego, ale odpowiednio wdrożone pomodoro naprawdę wywraca życie do góry nogami. Pytanie, czy jesteś gotowy na nowy sposób zarządzania czasem?
A najlepsze w pomodoro jest to, że tę metodę możesz modyfikować, dostosowując ją do swoich preferencji i możliwości. Interwały pracy na pełnych obrotach nie muszą trwać 25 minut. Ta technika jest elastyczna i możesz z nią zrobić cokolwiek zechcesz – o czym dowiesz się w kolejnych częściach artykułu.
Niepodważalne zalety techniki pomodoro
Rozejrzyj się. Ile rozpraszaczy znajduje się w zasięgu Twojego wzroku? Facebook, telefon, kolejny kuszący film na Youtubie, kolega siedzący przy biurku obok, a nawet działająca lodówka, gdy pracujesz w domu potrafią błyskawicznie odciągnąć Cię od wykonywanych zadań. A potem magicznie zapominasz, co robiłeś i musisz zaczynać od nowa.
Irytujące.
Pomyśl, ile czasu marnujemy, zachowując się w ten sposób.
Jednocześnie ciężko jest zupełnie odciąć się od tych wszystkich rzeczy. Tak na stałe.
A pomodoro to ułatwia, dzieląc pracę na krótkie 25 minutowe odcinki czasu. Przyznasz, że 25 minut to nie dużo? To praktycznie tyle, ile jeden odcinek „Przyjaciół”.
Dzięki użyciu tej techniki:
- Twój umysł przez cały czas pozostaje świeży, nie przeciążasz go;
- jesteś w stanie zrobić dużo więcej, zwiększa się Twoja produktywność;
- zyskujesz świadomość dotyczącą czasu i lepiej nim zarządzasz;
- zwiększasz satysfakcję z wykonanej pracy (zobaczysz jak przyjemne jest odkreślanie zadań);
- poprawiasz koncentrację;
- zyskujesz spokój, że o niczym nie zapomniałeś, zmniejszasz stres w swoim życiu.
Jednocześnie prawidłowo wdrażając tę technikę, nie czujesz presji, czas Cię nie goni, a jednocześnie zaczynasz zauważać, jak jest ważny. I że warto go w efektywny sposób wykorzystać.
Jak stosować pomodoro?
Wystarczą Ci 4 kroki, aby technika pomodoro zagościła w Twoim życiu:
- Wypisz sobie listę zadań do wykonania.
- Ustaw minutnik na 25 minut i włącz go.
- Zacznij pracować nad zadaniami w kolejności, którą ustaliłeś.
- Jak minutnik zapika, odłóż pracę i zrób sobie 5-10 minutową przerwę.
Wybierając zadanie na 25 minut zwracaj uwagę, aby faktycznie zajmowało ono tyle czasu. Jeśli jest krótsze, dołóż do niego inną czynność, a jeśli zbyt długie – rozbij je na mniejsze części.
Jednocześnie nie kończ zadania przed czasem. Musi Ci ono zająć 25 minut. To Twój czas skupienia i koncentracji. Ale jeśli wykonałeś coś szybciej, to po prostu:
- przejrzyj swoje zadanie jeszcze raz, może zauważysz coś, co trzeba poprawić;
- zacznij wykonywać drugie zadanie z listy (ale tylko jeśli faktycznie zostało Ci dużo czasu);
- popatrz na listę pozostałych zadań i zaplanuj sobie, jak będziesz je wykonywał.
Tylko jasne zasady w pomodoro sprawiają, że faktycznie pomaga ona zwiększać produktywność i skupienie przy wykonywaniu zadań.
Ile sesji techniki pomodoro potrzebujesz, aby lepiej zarządzać czasem?
Ilość sesji zależy od Twojej osobowości oraz ilości pracy i obowiązków w ciągu dnia. Technika pomodoro mówi, że po 4 sesjach 25 minutowych warto zrobić sobie dłuższą przerwę, 20-30 minutową. Możesz w tym czasie coś zjeść lub przejść się na krótki spacer. A następnie zdecydować, czy kolejne pomodoro będą dla Ciebie.
Aplikacje do mierzenia czasu
Wystarczy Ci klasyczny minutnik w telefonie i kartka papieru – moim zdaniem. Technika pomodoro nie wymaga niczego innego. Ale możesz także skorzystać z gotowych aplikacji na androida czy w przeglądarce.
Na pomodoro-tracker.com ustawisz sobie dowolny czas swojego pomodoro i określisz przerwy między poszczególnymi sesjami. Wypiszesz również listę zadań do wykonania.
Na androida polecam Ci dwie: Focus To-Do: Licznik Pomodoro oraz Forest-Focus for Productivity. W tej drugiej dodatkowo za każde przetrzymanie okresu skupienia w pracy, sadzisz drzewo. A jeśli wymiękniesz, to sprawiasz, że roślina usycha.
Co jest najtrudniejsze w pomodoro?
Zdecydowanie rozpraszacze. Wielu z tych, którzy próbowali, rezygnują z pomodoro właśnie z powodu tych wszystkich przeszkadzaczy, którym nie mogą się oprzeć.
Tak, wiem. Ciężko jest nie zerknąć na powiadomienie wyświetlające się na telefonie. Sama denerwowałam się, kiedy widziałam migającą lampkę na ekranie mojego smartfona. Na początku odwracałam ekran, ale uczucie niepokoju nadal było. Dziś powiadomienia mam wyłączone i czuję się dużo lepiej.
Aby więc ułatwić sobie pomodoro, ogranicz ilość rozpraszaczy. W tym celu możesz:
- wyciszyć dźwięki w telefonie, a jeszcze lepiej położyć go gdzieś z dala od miejsca wykonywania obowiązków;
- odinstalować społecznościówki: powiadomienia tylko będą Cię kusić;
- zamknąć skrzynkę pocztową, aby nie widzieć nowych wiadomości;
- wyłączyć internet, jeśli nie korzystasz z niego w trakcie pracy;
- zminimalizować zakładki (albo zamknąć je), które nie są Ci potrzebne do wykonywania zadań z listy;
- jeśli pracujesz przy komputerze, na czas pomodoro przygotuj sobie szklankę wody, herbaty czy jakiegokolwiek płynu, aby nie wstawać w trakcie sesji.
Od razu też powiem Ci, że najtrudniej skupić się, gdy obok Ciebie znajdują się inni ludzie. Warto przed wdrożeniem pomodoro, ustalić z nimi jasne zasady postępowania. Może też będą chcieli zastosować tę metodę?
Ważne!
A jeśli w trakcie pomodoro, przyjdzie Ci do głowy jakiś pomysł, zapisz go na kartce i zapomnij o nim. Wrócisz do niego jak skończy Ci się czas.
Jak zacząć stosować tę technikę?
Najlepiej od jednej 25 minutowej sesji. Ale czasem może to wydawać się niewykonalne. Gdy czujesz, że to dla Ciebie zbyt dużo, skróć ten czas. Może to być nawet 15 minut – w zależności od zadania, które chcesz wykonać.
A potem obserwuj siebie uważnie. Jak się czułeś po wykonaniu zadania? Dobrze? Z czasem możesz wydłużać okresy skupienia.
Urozmaicenia – znajdź swoje własne pomodoro
Sztywne ramy czasowe w pomodoro to tylko sugestia od Francesco Cirillo. Dostosuj swój czas do warunków, w których pracujesz oraz swoich możliwości. Niektórzy potrzebują tylko 25 minut, a inni bez rozpraszaczy wytrzymają nawet 2 godziny.
Sama czasem stosuję pomodoro na muzykę. Mam taką składankę, którą włączam i gdy się skończy, przerywam pracę i robię sobie przerwę. Słucham jej regularnie i dzięki temu mój umysł automatycznie przestawia się na tryb pracy. I nie ma ona 25 minut 🙂
Więc poszukaj swojego własnego pomodoro.
Technika pomodoro w copywritingu – Gary Halbert
Jeden z największych copywriterów w historii – Gary Halbert – stosował technikę pomodoro. Ustalił sobie własne zasady. Ustawiał minutnik na 33:33 minut i siadał do biurka. W tym czasie pozwalał sobie na wszystko, ale nie mógł podnosić się z krzesła.
Więc pisał. Bo zwyczajnie nie miał nic do roboty. A potem robił sobie przerwę i myślał, oraz robił wszystko, co nie było związane z pracą.
Metoda pomodoro i badania – czy to działa?
Stosowanie w ciemno techniki pomodoro może nie przynieść rezultatów. Interwały czasowe muszą być dostosowane do Twojej osobowości. Wspomina o tym Gloria Mark z Uniwersytetu w Kalifornii. Za przykład podaje neurotyków, którzy będą mieli większe trudności z utrzymaniem skupienia z powodu przywoływania w myślach zdarzeń z przeszłości.
Czasopismo Cognition pokazało, że krótkie oderwanie się od pracy, utrzymuje umysł na wysokim poziomie koncentracji. Wystarczy kilka minut skupienia na czymś innym, aby z tym samym zapałem wykonywać kolejne zadanie po przerwie.
Mózg zbudowany jest bowiem do wykrywania i reagowania na zmiany. A nieustanna stymulacja sprawia, że stajemy się obojętni na dany czynnik – niezależnie czy jest on fizyczny czy to tylko nasze myśli.
Tak więc, technika ta działa, ale tylko jeśli będziemy stosować ją z głową, tj. zależnie od naszych możliwości.
A Ty już spróbowałeś tej metody? Daj mi znać, jak poszło 🙂
Przeczytaj również: